企業人力精簡與人員招募一樣，都是企業經營發展過程中必不可少的人資工作，是一種長期循環的行為。它就相當于人體的消化系統一樣，在企業吸收優秀人才的同時，去除企業發展的不利因素，保證企業健康、持續地發展。

    通常企業人力精簡可以分為三步進行，首先我們來看一下人力精簡前的準備工作。

    人力精簡前的準備

    企業開展人力精簡工作，必須先考慮以下三個因素：其一，企業的發展戰略。比如一家公司計劃明年到歐洲發展，那么該公司是否需要將部分員工移轉到國外？需要轉移多少人？

    其二，產業前景。如該公司部分產品長期銷售不佳，那么負責這些產品銷售的部門是否需要進行適當的人力縮減？

    其三，經濟環境。又如，企業所處的整體環境發生改變，企業營收因而下滑，為了維持利潤，是否該考慮降低人事成本？

    當上述三個因素都考慮過后，在企業決定要精簡人力時，我們在精簡作業的流程中還必須要掌握兩個原則：第一，誠信原則。誠信原則就是企業在面臨人力精簡時，應當坦誠地將公司的狀況清楚地告知員工，讓他們清晰地感覺到企業的誠意，并在溝通的過程中輔導、協助員工再就業。有些企業的負責人逃亡、不發工資、不繳社保費、無預警歇業等罔顧員工權益的行為，就不符合誠信原則。

    第二，合法原則。合法原則就是遵照法律上的規定，妥善安置被精簡的員工。例如依照法律規定，企業裁減員工時，應該付出經濟補償金給員工做為補償，以避免員工的生活受到沖擊。

    因此，企業在精簡人力時必須正確掌握這兩個原則，否則往往會與員工產生沖突，甚至影響到企業的整體形象。

    第一步：決定精簡人力的名單

    一般來說，企業精簡人力可以分為兩個階段：第一階段：按照企業所遇到的沖擊，首先找出受到影響的部門，了解其產品和組織能力，決定到底要不要精簡人力。例如，全公司營業額共衰退20％，其中Ａ產品衰退最多，因此，Ａ產品的部門要進行人力精簡。除非，全公司的所有產品在市場的銷售量都滑落了，才以整體平均的方式來看。

    通常，企業領導人要依照次年的業績和利潤，重新規劃新的組織圖，讓部門的規模合適于未來。在新的組織圖中，哪些人在或不在其中，都要讓部門主管清楚地了解。而人力資源部門在精簡人力的過程中，則扮演著專家角色和輔助角色，協助其它部門經理一起進行精簡人力。 

    第二階段：按照組織內員工個人的績效和年資，決定誰要被精簡。例如，績效最不好的人，會被優先精簡。若公司比較需要資深、有經驗的人，那么新進的員工也會被優先精簡。

    此外，在篩選條件上，必須具有公開、公平的標準。企業可以設立一個審查委員會來決定，誰應該留下來，誰應該離開。在審查的過程中，部門主管也參與提供意見。

    確定精簡名單后，企業要準備一份“人員安置計劃”。例如，安排Ａ員工到其它部門工作，或是到公司的關系企業工作，如果該員工不接受，再讓他接受裁員。需要注意的是，裁員是企業精簡人力的最后一招，對于大多數員工來說，只要可以保住工作權，企業實行減薪、調動、減少福利項目等舉措都是可以接受的。只有當公司通過審核，認為該員工確實不符合公司需要，才能解雇他。

    當然，為了避免過于輕率、匆促地決定精簡名單，建議企業在執行精簡之前兩、三個月內就開始準備。比如，企業預計將在十二月底裁員，那么從十月初開始就要準備人力的試算與盤點。這些前置作業包含被精簡的人數和費用預估，費用的估算通常是以員工的年資為基礎，計算出經濟補償金的金額，以做為參考數據。

    第二步：公開誠實地宣達政策

    在采取降低成本、精簡人力同時，企業應當秉承開誠布公的態度，以明確的信息和書面數據為依據，將公司的政策公開誠實地向員工宣達，展現出大家一起共度難關的信念。

    企業領導層的公開宣布，可以讓員工有心理準備，并清楚了解公司現況。例如，向員工宣告未來將縮減加班費和福利，如果還是無法維持公司營運，則將調降薪水、福利。重點是一定要讓員工知道，公司不是一定要裁員，也希望可以保留員工的工作權，要讓員工感受到公司的誠意。

    要注意的是，在減薪的部分，不能由公司直接跟員工說減薪，這是不合法的。通常，必須經過勞資雙方的協商，而且最好是從高階主管開始，非萬不得已，不要向基層人員開刀。正確的做法應該是：告訴Ａ員工，他薪資中職務加給的五百元，從下個月開始將不再提供。但如果未來公司賺錢，這五百塊會再補給他，并詢問他的意愿。如果他不愿意，只好告訴他，公司必須解雇他了；如果他同意，就可以繼續工作下去。這整個過程中，一定要有溝通和書面記錄，表示雙方曾做過溝通協調，并取得共識。
 
    第三步：事先進行主管訓練

    在精簡人力的過程中，部門主管扮演非常重要的溝通協商角色，必須站在公司這一方，與員工溝通。為了讓部門主管在與員工溝通時能夠順利，企業可在事前提供部門主管訓練，讓主管了解自己的角色和溝通技巧。比如，員工如果詢問解雇理由時，主管該如何回答等（見圖表1）。

    首先，部門主管與員工溝通的過程中，應誠懇地告訴員工為什么公司要這么做，讓員工知曉公司希望幫助他降低個人損害的意愿，并將協助他找到下一份工作。一般，為了減輕員工所受的損害，企業可以協助員工到就業服務中心找工作，或是請專家來跟他們做培訓，幫助他們學會如何填寫履歷，進行求職面談等，增加其就業機會。

    其次，對于高層主管，可以將他的履歷表送至獵頭公司，協助他找到下一份工作。如果是中高齡的員工，因為他們再找工作不太容易，可以協助他們理財、創業，或是尋求找加盟店、廠商的幫助，讓他們有下一個工作的可能性。公司甚至可以為被精簡的員工舉辦歡送會、頒發感謝狀，溫馨地劃下句點。這些行為在精簡人力上都是加分的，因為公司不只支付錢給被裁員者，還幫助他找新的工作、降低員工心里的惶恐與對企業的怨恨。

    再次，在精簡員工的過程中，有的企業可能會為了避免個別員工得知裁員消息后，帶走重要數據，因而采取臨時告知的方式，讓員工當天早上就打包離開。這種做法太過突然，也沒有顧及其他員工的心理感受。如果企業真的必須這樣做，建議最好事先讓員工了解會有這樣的可能性，讓他有心理準備，并且最好是在禮拜五下班前一個小時與員工約談，因為隔天是雙休日，可以讓彼此有個冷卻期。此外，企業在當天解雇員工的情況下，依照法律規定，除了要給予經濟補償金，還必須多給員工一個月薪水的預告工資。如果是一群員工，這樣的方法就不適合。建議企業還是要按照正式的程序，事先商談，找到讓員工能夠接受的方案。

    最后，不要忘記安撫留任員工。例如公司有500人，精簡了50人，這個狀況會讓留任的員工擔心自己就是下一個被裁員的人。所以，企業要安撫他們，請他們不要擔心，表示不會再有第二次裁員，并說明公司未來的愿景和新組織圖，勉勵大家好好努力。

    此外，企業應簡化組織相關作業流程，以減輕留任員工的工作負擔。因為精簡人力后，如果組織流程、管理制度還是很復雜，會導致留任員工無法負荷龐大的工作量，反而降低企業及個人的工作效率。由此可見，企業在處理精簡人力的過程中，除了秉持誠信和合法的原則，如果可以在事前沙盤推演得更仔細、準備越多，遇到的狀況和困難就會越少。