商務函電寫作規(guī)范

　　商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯(lián)絡與溝通感情。

　　商務函電的寫作應掌握7C原則，即：

　　完整（complete）

　　正確（correctness）

　　清楚（clearness）

　　簡潔（concreteness）

　　具體（concreteness）

　　禮貌（courtesy）

　　體諒（consideration）

　　完整：商務函電應完整表達所要表達內(nèi)容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。

　　正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。

　　清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現(xiàn)真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當?shù)馗嬖V對方。

　　簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。清楚和簡潔經(jīng)常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。

　　具體：內(nèi)容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產(chǎn)生影響的函電。

　　禮貌：文字表達的語氣上應表現(xiàn)出一個人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發(fā)生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。

　　體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據(jù)對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。

　　商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

　　商務函電范文

　　★商洽函

　　范例

　　張先生：

　　我方在《化學雜志》上，得到貴公司名稱和地址，盼與貴公司建立商務關系，特函奉告。

　　本公司系中國化學產(chǎn)品最大的出口商之一，具有五十年的商務經(jīng)驗，商譽馳名。我方的服務和產(chǎn)品品質保證會使貴方滿意。

　　對我方的信用，如需作進一步的了解，請向中國銀行深圳分行直接查詢。

盼盡速回音。
歐亞實業(yè)有限公司
2005年1月26日

　　★詢問函

　　范例

　　張經(jīng)理：

　　就純棉T恤供應一事，國內(nèi)若干貿(mào)易公司已與本公司接觸，請以 CIF 巴西圣保羅報價，500件價格多少，請惠函告知。

　　目前此地對廉價襯衫市場銷路甚佳，或貴方報價合理本公司就可能要求立即裝運。因此，對貴方給予特別優(yōu)待折扣一事，至表感激。

歐亞實業(yè)有限公司
2005年3月20日

　　★請求函

　　范例

　　李經(jīng)理：

　　謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。

　　訂購數(shù)量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用。在88－98頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時尚，敬請貴方注意。

　　因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。

歐亞實業(yè)有限公司
2004年8月10日

　　★告知函

　　范例1

　　李先生：

　　我方三月十日致貴方函諒悉，故在函中曾強調我方第816號訂單交貨之重要，務必將貨物于四月三十日前運達。

　　貨物雖已運出，但尚未接到貴方寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。

    歐亞實業(yè)有限公司
    2005年4月12日