1、有關定艙(訂艙)：

　　①有的公司：客戶(出口廠、進出口公司)向Forwarder訂艙時填寫Booking Note(有的叫Booking Form、Booking sheet)。通常稱客戶向Forwarder的訂艙單為“落貨紙”，但偶爾也有人將尚未拿到Carrier的訂艙確認之S/O稱作“落貨紙”

　　②有的貨代公司，若客戶欲訂艙、不另把Booking Note 給他，而直接將Carrier印制之S/O傳給他

　　③通常 Forwarder向Carrier訂艙時，使用Carrier印發之Shipping Order(S/O)。若Carrier 確認訂艙，則會回傳S/O，于S/O上寫上S/O No.(有了此No.即意味著得到其確認)有部分船公司不另給放柜紙，而將放柜信息(CNTR.NO.、吉柜存放地點、吉柜柜場聯系方式)打于S/O確認單上

　　④對散貨而言Carrier 回傳S/O后Forwarder于此S/O上寫明散貨應送達之倉庫的地點。這樣，此份S/O即具“散貨進倉圖”功能，可當“散貨進倉圖(地圖)”使用。因此有人稱散貨之S/O為散貨進倉圖(也叫進倉地圖)

　　⑤當S/O兼具放柜紙功能時，Forwarder將S/O(Carrier回傳的)再Fax給拖車行。上面的內容有：訂艙號、船公司名、柜型、柜號、數量(幾只柜)裝貨工廠名址、聯系人 etc.當重柜返場時，返場當日叫拖車行回傳確認。

　　⑥放柜紙：有的書叫空箱提交單(Equipment Dispatch order)或貨柜發放/設備交接單，(Equipment Interchange Receipt)或貨柜發放通知單(Ctnr. Release order).它為Carrier指示貨柜堆場(柜場)將吉柜或其他設備交與本單持有人(bearer或holder)之書面憑證。

　　2、訂艙單制作過程：

　　①Forwarder向客戶Fax空白Booking(B/N)→客戶填好后回傳給Forwarder向Carrier Fax經貨代簽章之Booking(即Forwarder于客人回傳的那份Booking Fax件上蓋章(審核后)→Carrier于Booking上填好船名，船期，再回傳給貨代。

　　以上所言之情況為客戶、Forwarder、 Carrier三者“共用”一份Booking，只是各自填上自己的內容。

　　②Forwarder向Customer 傳空白Booking(B/N)→客戶填好并回傳(以上二程序也可：知道客戶有意訂艙，貨代也拿到Carrier的訂艙確認后，不傳Booking 給客人而直接叫之補料，由Forwarder 自己填;填好后再傳給客人叫其審核更改，確認(經確認的單稱為“OK件”)

　　Forwarder再向Carrier索要空白的S/O(Shipping order)，填好后Fax給Carrier(或直接補料)→Carrier確認后寫上S/O No.回傳給Forwarder

　　注：有的船公司B/N與S/O有不同的功能：前者為貨代向Carrier下的定艙單，后者為Carrier的“放柜紙”。

　　若為客戶自拖自報：則

　　○1傳S/O ○2訂艙S/O

　　○4S/O建立 ○3S/O建立

　　○5傳C/N、S/N ○6船開后，出B/L

　　○8核對B/L、發OK件 ○7核對B/L

　　○9OK件B/L

　　辦理C/O(Certificate of origin)之程序

　　○1發C/O樣本資料○2傳資料

　　○6核對C/O OK件 ○3報關后

　　注：辦C/O需注意：發貨人必與B/L上的一致;B/L的簽發日期不遲于裝船日期;必具備 海關 編碼資。