國際貿易 單證 員指在 國際貿易 結算業務中，根據銷售合約和 信用證 條款從事審核、制作各種貿易結算單據和證書，提交銀行辦理議付手續或委托銀行進行收款等工作的人員。其工作內容主要是對 國際貿易 結算業務中所應用的單據、證書和文件——包括 信用證 、匯票、發票、裝箱單、提單、保單等進行制作處理。
一、 單證 “嚴格符合”要求
國際貿易中如果提交的單據與買方通過銀行開出的 信用證 不一致，銀行有權拒絕付款，所以 單證 從業人員制作和提交的單據應做到與信用證要求“嚴格符合”（instrictlycompliancewith），這項要求主要體現為：
1.單單一致，單證一致。單單一致的意思是信用證項下提供的所有單據的相關內容的一致，單證一致指所有單據的有關規定與信用證中的要求不應矛盾。
2.表面一致。主要指單據和信用證之間在文字體現上沒有沖突。實踐中如采用 CIF 條件成交，在有關單據完全符合信用證規定但貨物在運輸途中損失的情況下，銀行仍須付款；而如單據不符合信用證的要求，即使貨物一點兒問題沒有，銀行也有100%的權利拒絕履行義務。
3.一致原則的靈活處理。業務中對單單一致、單證一致的要求不可以機械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應根據實際情況加以靈活處理。對此，舉幾例說明如下：第一、對運輸標志中件數的1-UP的規定，除非信用證明確做出了限定，一般應理解為實際出口貨物的件數；第二、交易條件為 FOB 、 CFR 時保險事宜理應由買方辦理，但買方所開立的信用證中可能會要求賣方提供保險單，在不違背原則（買方承擔相關費用）的情況下，賣方可以接受；同樣在 FOB 條件下，信用證中如要求運輸單據上標明“FREIGHTPREPAID”，只要運費有著落，也是可行的；第三、單據的簽字、蓋章也可出現不完全一致的情況：發票、箱單等以英文制作，但有中文法人代表簽字和公司名稱屬于正常單據；第四、不同單據的收貨人欄的填寫：指示抬頭的提單填寫“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”，而原產地證中應填寫具體的買方名稱；第五、發票中商品名稱問題應與信用證或合同嚴格一致，而其他單據則可以只顯示商品的統稱/通稱/大類名稱；第六、信用證沒有禁止分批/轉運，實際提交了分批和轉運的單據，只要金額相符，銀行通常會接受。類似的事例還有許多，在此不一一列舉。
4.銀行“四不管”。銀行在處理信用證業務時堅持不管貨物、不管當事人、不管合同、不負責審核單據的真偽，在這種情況下，受益人就必須按單單一致、單證一致的要求履行義務，否則就難以向銀行主張權利。
二、單證制作“五要求”
“五要求”說起來共十個字，操作的時候難度還是不小的，如果真的做到了這十個字，就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。
1.正確/準確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求制作的單據應首先滿足單單、單證一致，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。
2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業務所涉及全部單據的完整性。可從以下幾方面理解：第一、內容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。憑單據買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上標明的內容，所有這些都必須得到滿足。
3.及時（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指單據制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。制作單據是個復雜的工程，多數單據由出口方完成，有些需要相關部門配合完成；審核應齊抓共管，這樣就可以保證在規定的時間內把全部合格單據向有關方面提交，及時交單肯定意味著能及時收匯，及時收匯意味著又一個良性業務環節的開始。
4.簡明（CONCISENESS）指所制作的單據簡單、明了。UCP500規定，“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節內容”，有關專家也指出，單據中不應出現與單據本身無關的內容。
5.整潔（TIDINESS）指單據應清楚、干凈、美觀、大方，單據的格式設計合理、內容排列主次分明、重點內容醒目突出。不應出現涂抹現象，應盡量避免或減少加簽修改。
三、單證的發展、改革和統一
1.單據的規范化和標準化。國際貿易發展到今天，許多單據都已規范化和標準化了。典型的如在世界范圍內許多單證（包括信用證、提單、保險單、產地證等）都是相同或相似的；以往在某些單據中出現的一些規定現已不復存在，像發票中的E&OE（有錯當查）的規定；許多單據有統一的填寫規范： 報關單 47個項目每個都有具體的操作規則。
2.單據的電子化和現代化。前者主要指EDI單據，現在報關、 報檢 都已聯網，產地證和配額許可證的申領可登錄商務部有關官方網站進行操作，外匯核銷和退稅也要先進行網上備案登記，這就可以在單證工作中充分利用現代通訊手段和IN鄄TERNET。為適應貿易電子化的要求，國際商會也適時出臺了E-UCP并準備在今年對1993年修訂的UCP500做進一步的修訂以滿足日益發展的現代國際貿易的需要。
3.單據制作由繁到簡。這個趨勢主要體現為要求的單據的種類在減少、單據的內容也在日益簡單化，只要雙方信譽良好，出口方直接發貨給進口方，后者直接付款，這樣某些單據存在的必要性就大大降低了。
4.新單據不斷出現。典型的如2001年“9.11”后美國 海關 要求的AMS（電子艙單申報）；上世紀60年代隨著集裝箱運輸的出現和發展而產生的集裝箱運輸單據；我國與東盟達成雙邊貿易優惠協定后確定我產品原產地的FORME證書；在紡織品回歸WTO后根據中歐、中美達成的協議重新核發的配額許可；2006年一般產地證將由質檢局統一對外簽發等，這就要求我們必須緊跟時代步伐，對新單證、新做法和新規定進行不斷地研究和學習。
5.一次制單。許多公司都有單據制作軟件，只要認真填寫發票這種基本單據，其他單據都可以自動生成，這樣對制單人員的要求會更高，因為所制作的單據如正確是應該的，而一旦出錯，則會招致業務的滿盤皆輸。
6.單證的統一。國際貿易各環節所涉及的大部分單據都有統一的規定和要求。像SWIFTMT700格式的信用證、提單、保險單、產地證、我國各種政府管制單據等，當然目前我國進出口公司的發票、箱單尚待統一。
四、單證制作的依據
根據什么制單在國際貿易中是必須重視的一個問題。任何一種單據從制作角度講都必須遵循一定的法律依據
1.法律、慣例和規定。所有國際貿易中要求的單據都有相應的法律、慣例和規則，較常見的有我國的《合同法》、《票據法》、《外貿法》、《海商法》、《保險法》、我國政府參加的《聯合國國際貨物銷售合同公約》、在國家貿易領域影響巨大的UCP500、E-
UCP、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等，所有這些規定都對制單工作具有非常強的指導意義。
2.以合同、信用證和貨物實際情況為準制作單據。實踐中主要指單單、單證、單同、單貨的一致。單據一定要如實反映貨物的情況。有時為了滿足信用證要求，不得不制作并出具根本不應該出現的單據，較明顯的是貨物沒有能在規定的裝運期內裝船，為了滿足信用證對裝運期和交單期的規定而由托運人向船公司出具保函（LETTEROFINDEMNITY）進行通融以換取清潔提單向銀行交單結匯的現象。
3.單據制作應滿足各行業、部門的特殊要求。國有國法，家有家規，每個行業都有其特定的規矩：像出口紡織品時經常會遇到國外要求我們提供AZOfreeCertifi鄄cate(無偶氮證明，這是與人類健康有關的一種特殊單據)；出口到信仰伊斯蘭教國家的禽類產品，進口商有時會提出由出口地伊斯蘭教協會出具有關證明；AMS艙單由美國開始，現已擴展到加拿大、澳大利亞、歐洲等許多國家；農藥產品出口到美國、歐盟等國時，進口上商通常會要求出口方提供所出口的農藥產品的MSDS（危險數據資料卡）等，出口企業應按規定的格式和要求將相關數據填寫完整后予以提交，凡此種種不一一贅述。
