問：我進公司兩個多月了,起碼也發了一百封開發信,可是幾乎都象石沉大海一樣,我很困惑,不知道是不是自己的開發信定得不好,不夠吸引人,引不起人閱讀的興趣來?措辭方面一定也有不當. 我很想請各位過來人指點一下,一般第一次寫給客戶的開發信,
應該如何措辭? 要寫得詳細些好還是簡單明了些好?標題應該用什么才不致于被人當作垃圾郵件刪掉呢?
回答1：
Dear Mr. Jones:
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John Roberts
回答2：商務信函寫作要點
寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。
由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。
跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。
我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。
就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的 單詞 ，避免生僻或者拼寫復雜的 單詞 。一個 單詞 可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。
給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。
寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數據等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。
回答3：
可能你的prospects都不感興趣吧，這種情況好多人都遇到的。第一次給人家寫信，正規的格式還是應該有的，尤其是英國的客人。首先要說明來意，包括你通過什么途徑知道他們公司和地址的,這一點很重要，不要讓人家覺得你來路不明，否則第一印象就大打折扣了。其次，突出重點，簡單介紹你的公司，不要羅里羅嗦的，如果你們有自己的網站，告訴他網址，他可以仔細看。最后注意一下信尾的敬語，雖然外國人對中國人的 英語 要求不會高，但是寫得地道一點印象也自然會好一點。
除了上面的寫信技巧外，我想發出去的信沒有回頭也可能有網絡的原因，因為國外好多國家都對中國的IP地址發過去的郵件全都當垃圾郵件處理，你的郵件對方可能根本沒收到就被對方的服務器刪掉了，這個你就要查查你的網絡服務商的郵箱系統是否是可靠的。
