首先，必須要標題（Heading）欄的“收件人（To）”框中輸入收信人的E-mail 地址。“主題（Subject）”框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個 單詞 ，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。“主題”框的內容切忌含糊不清。像News about the meeting 這樣的表達，應改為Tomorrow’s meeting canceled。一般來說，只要將位于句首的 單詞 和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個 單詞 的首字母大寫，如：New E-mail Address Notification。視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

　　E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如“Dear Mr. John”之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。如：Tommy，或者Mr. Smith。

　　E-mail文體的另外一個特點是簡單明了，便于閱讀，太長的內容可以以附件的方式發出。一個段落大多僅由一到三個句子組成。信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如：

　　Jimmy,

　　I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

　　Best regards,

　　David

　　在電子郵件的使用者中還流行使用一些由首字母或讀音組成的縮略詞，如：

　　d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight?

　　 lol：Laughing out loud

　　 oic：Oh, I see.

　　 mte：My thoughts exactly.

　　 brb：I’ll be right back.

　　 c u 2morrow：See you tomorrow.

　　fanx 4 ur elp：Thanks for your help.

　　 gr8：great

　　 btw：By the way

　　imho：In my humble opinion

　　asap：As soon as possible.

　　另外，網友們為了給枯燥的文字加入感情色彩，還創造了一種表示感情的小符號， 英語 叫smiley.如： ：-）代表“I’m smiling at this”， ：-（代表“I’m sad about this”。

　　上述縮略詞和小符號要視具體情況而定，不宜濫用。

　　E-mail的非正式的文體特點并不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長輩或上級寫信，或者撰寫業務信函更是如此。寫完信后，一定要認真檢查有無拼寫、語法和標點符號的誤。當然Outlook Express等軟件的“拼寫檢查”功能可以助你一臂之力。