單證審核指南
單證的審核是對已經(jīng)繕制,備妥的單據(jù)對照信用證(在信用證付款情況下)或合同(非信用證付款方式)的有關內(nèi)容進行單單,單證的及時地檢查和核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時更正,達到安全收匯的目的。
單證審核的基本要求
及時性。 及時審核有關單據(jù)可以對一些單據(jù)上的差錯做到及時發(fā)現(xiàn)，及時更正，有效的避免因審核不及時造成的各項工作的被動。
全面性。 應當從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據(jù)的審核工作，一方面，我們應對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點;另一方面，要善于處理所發(fā)現(xiàn)的問題，加強與各有關部門的聯(lián)系和銜接，使發(fā)現(xiàn)的問題得到及時，妥善的處理。
按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。
單單相符，單證相符是安全收匯的前提和基礎，所提交的單據(jù)中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。
單證審核的基本方法
單證審核的方法概括起來有以下幾種：
縱向審核法 是指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎對規(guī)定的各項單據(jù)進行一一審核，要求有關單據(jù)的內(nèi)容嚴格符合信用證的規(guī)定，做到“單、證相符”。
橫向審核法
在縱向審核的基礎上，以商業(yè)發(fā)票為中心審核其他規(guī)定的單據(jù)，使有關的內(nèi)容相互一致，做到“單，單相符”。
上述審核一般由制單員或審單員進行，為第一道審核;為安全起見，應當對有關單據(jù)進行復審。
單證審核的重點
(一)綜合審核的要點:
檢查規(guī)定的單證是否齊全包括所需單證的份數(shù)。
檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。
有些單證是否按規(guī)定進行了認證。
單證之間的貨物描述,數(shù)量,金額,重量,體積,運輸標志等是否一致。
單證出具或提交的日期是否符合要求。
(二)分類審核的要點:
匯票
匯票的付款人名稱、地址是否正確;
匯票上金額的大、小寫必須一致;
付款期限要符合信用證或合同(非信用證付款條件下)規(guī)定;
檢查匯票金額是否超出信用證金額，如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握;
出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或合同(非信用證付款條件下)的規(guī)定;
幣制名稱應信用證和發(fā)票上的相一致。
出票條款是否正確如出票所根據(jù)的信用證或合同號碼是否正確。
是否按需要進行了背書。
匯票是否由出票人進行了簽字。
匯票份數(shù)是否正確如“只此一張”或“匯票一式二份有第一匯票和第二匯票”
2.商業(yè)發(fā)票
抬頭人必須符合信用證規(guī)定;
簽發(fā)人必須是受益人;
商品的描述必須完全符合信用證的要求;
商品的數(shù)量必須符合信用證的規(guī)定;
單價和價格條件必須符合信用證的規(guī)定;
提交的正副本份數(shù)必須符合信用證的要求;
信用證要求表明和證明的內(nèi)容不得遺漏。
發(fā)票的金額不得超出信用證的金額，如數(shù)量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。
3.保險單據(jù)
保險單據(jù)必須由保險公司或其代理出具;
投保加成必須符合信用證的規(guī)定;
保險險別必須符合信用證的規(guī)定并且無遺漏;
保險單據(jù)的類型應與信用證的要求相一致,除非信用證另有規(guī)定,保險經(jīng)紀人出具的暫保單銀行不予接受;
保險單據(jù)的正副本份數(shù)應齊全,如保險單據(jù)注明出具一式多份正本,除非信用證另有規(guī)定,所有正本都必須提交;
保險單據(jù)上的幣制應與信用證上的幣制相一致;
包裝件數(shù)、嘜頭等必須與發(fā)票和其他單據(jù)相一致;
運輸工具、起運地及目的地，都必須與信用證及其他單據(jù)相一致;
如轉運，保險期限必須包括全程運輸;
除非信用證另有規(guī)定,保險單的簽發(fā)日期不得遲于運輸單據(jù)的簽發(fā)日期;
除信用證另有規(guī)定，保險單據(jù)一般應作成可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。
4.運輸單據(jù)
運輸單據(jù)的類型須符合信用證的規(guī)定;
起運地、轉運地、目的地須符合信用證的規(guī)定;
裝運日期/出單日期須符合信用證的規(guī)定;
收貨人和被通知人須符合信用證的規(guī)定;
商品名稱可使用貨物的統(tǒng)稱。但不得與發(fā)票上貨物說明的寫法相抵觸;
運費預付或運費到付須正確表明;
正副本份數(shù)應符合信用證的要求;
運輸單據(jù)上不應有不良批注;
包裝件數(shù)須與其他單據(jù)相一致;
嘜頭須與其他單據(jù)相一致;
全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發(fā)日期章;
應加背書的運輸單據(jù)，須加背書。
5.其他單據(jù)如裝箱單、重量單、產(chǎn)地證書、商檢證書等，均須先與信用證的條款進行核對，再與其他有關單據(jù)核對，求得單、證一致，單、單一致。
6.常見差錯
匯票大、小寫金額打錯;
匯票的付款人名稱、地址打錯;
發(fā)票的抬頭人打錯;
有關單據(jù)如匯票/發(fā)票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定;
發(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定;
多裝或短裝;
有關單據(jù)的類型不符合信用證要求;
單單之間商品名稱/數(shù)量/件數(shù)/嘜頭/毛凈重等不一致;
應提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足;
未按信用證要求對有關單據(jù)如發(fā)票/產(chǎn)地證等進行認證;
漏簽字或蓋章;
匯票/運輸提單/保險單據(jù)上未按要求進行背書;
逾期裝運;
逾期交單。
有問題單據(jù)的具體處理
通過對有關單據(jù)的認真審核，對于有問題的單據(jù)可根據(jù)具體情況做如下處理：
對有問題的單據(jù)必須進行及時更正和修正。否則，將影響安全收匯。在規(guī)定的效期和交單期內(nèi)，將有問題的單據(jù)全部改妥。
有些單據(jù)由于種種原因不能按期更改或無法修改，可以向銀行出具一份保函(通常稱為擔保書)，保函中交單人要求銀行向開證行寄單并承諾如果買方不接受單據(jù)或不付款，銀行有權收回已償付給交單人的款項。對此銀行方面可能會接受。不過最好不要這樣做。因為出具保函后，收不到貨款的風險依然存在。同時要承擔由此產(chǎn)生的其他費用。交單人向銀行出具保函一般應事先與客戶聯(lián)系并取得客人接受不符單據(jù)的確認文件。
請銀行向開證行拍發(fā)要求接受不符點并予付款的電傳(俗稱“打不符電”)。有關銀行在收到開證銀行的確認接受不符單據(jù)的電傳后再行寄送有關單據(jù)，收匯一般有保證，此種方式可以避免未經(jīng)同意盲目寄單情況的發(fā)生。但要求開證行確認需要一定的時間同時要冒開證行不確認的風險并要承擔有關的電傳費用。
改以托收方式。由于單據(jù)中存在不符點，原先信用證項下的銀行信用已經(jīng)變?yōu)樯虡I(yè)信用，如果客人信用較好且急需有關文件提取貨物，為減少一些中間環(huán)節(jié)可采用托收方式。
上述各項措施主要是從有效控制貨物所有權的前提下，以積極，穩(wěn)妥的方式處理不符合有關規(guī)定的單據(jù)，避免貨款兩空情況的發(fā)生。因為只要掌握了代表物權的運輸單據(jù)，買方就不能提取貨物的.如果買方仍然需要這批貨物，那么買方也會接受有不符點的單據(jù)的。 這里必須切記的是，不符單據(jù)是有很大風險的，對不符單據(jù)的接受與否完全取決于買方。
單證審核的重點
單證審核是保障安全收匯的關鍵環(huán)節(jié)，單證審核的重點是：
1.檢查L/C規(guī)定的單證份數(shù)(比如多或者少，是否是全套等);
2.檢查附加條款對單證的特別要求(比如是否要求注明L/C號碼、合同號碼等);
3.檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。(比如是否需要認證、出單人是否符合要求等);
4.單證之間的各類描述是否完全一致。(比如大小寫、計量單位等);
5.單證出具或提交的日期是否符合要求。(比如保單日期、FORM A出單期等)。
出單中比較常見問題有：
1.對于信用證溢短裝條款的誤解，造成單證金額、數(shù)量錯誤。
一般地說，如果信用證對金額和數(shù)量溢短裝有明確規(guī)定要按照要求出具;如果信用證沒有明確規(guī)定，可以有5%溢短裝。這里要說的是，根據(jù)UCP500條款，如果計量單位是個、只等，則此項規(guī)定不實用。
2.匯票的受票人名稱、地址打錯。
這里要注意付款行、償付行的區(qū)別。
3.發(fā)票中受益人名稱、地址等與信用證描述不一致。
4.匯票、發(fā)票、保險單等之間幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定。
5.發(fā)票上的貨物描述與信用證描述的不完全一致。
6.要求認證或證實單據(jù)的類型、出單人等不符合信用證要求。
7.單單之間商品名稱、數(shù)量、計量單位、嘜頭描述、毛凈重等不一致。
8.正本單據(jù)沒有顯示正本字樣或提交份數(shù)不足。
9.提單、保險單缺少有關簽字或印章不按要求背書。
10.提單中的卸貨港、目的地簽發(fā)錯誤以及存在不良批注等。
